Tietosuoja- ja rekisteriseloste

VERKKOAPTEEKKI.FI VERKKOPALVELUN TIETOSUOJASELOSTE

Järvenpään Lähiapteekin (Järvenpään 3. apteekki) verkkopalvelun tietosuojaseloste versio 1.2 (kuvattu tarkemmin henkilötietojen säilytystä ja perusteita sekä Verkkoapteekkiin liittyvien palveluidun kuvauksia)

Voimassa 1.8.2025 alkaen

1. Rekisterin yleiset tiedot

Rekisterin nimi on Järvenpään Lähiapteekin asiakasrekisteri (myöhemmin "Verkkoapteekin asiakasrekisteri")

Verkkoapteekki.fi / Järvenpään Lähiapteekki

Apteekkari: Teemu Kivijärvi y-tunnus: 3159392-9 Mannilantie 44
04400 Järvenpää
Puh. 09 279 80333

2. Yhteydenotto

Tietosuojavastaava: Päivi Autio
04400 Järvenpää
Puh. 09 279 80333

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaille. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön.

Tietoja käsitellään asiakkaan ja apteekin väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

Verkkoapteekin käsittelee tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa määriteltyjä arkaluontoisia henkilötietoja (erityiset henkilötietoryhmät). Tällaisia tietoja ovat asiakkaidemme terveyteen liittyvät tiedot (tiedot ostetuista lääkevalmisteista tai intiimituotteista).

4. Henkilötietoja käytetään

Asiakkuuden ylläpitämiseen

tilausten toimitukseen, maksuun, käsittelyyn ja arkistointiin - Oikeusperuste: Sopimus
asiakaspalvelun ja neuvonnan hoitamiseen - Oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite
saatavuustietokyselyiden lähettämiseen - Oikeusperuste: Asiakkaan antama suostumus
apteekin toiminnan, asiakaspalvelun ja palveluiden kehittämiseen asiakaskokemuksen parantamiseen - Oikeusperuste: Suostumus ja oikeutettu etu
analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin - Oikeusperuste: Oikeutettu etu
kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen - Oikeusperuste: Asiakkaan antama suostumus
väärinkäytösten selvittäminen - Oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite

Yhteenveto rekisterin tietosisällöstä

Verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

etunimi ja sukunimi
syntymäpäivä
henkilötunnus
osoitetiedot
sähköpostiosoite
puhelinnumero
palveluun tunnistautuneena tehtyjen tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja –paikat, IP-osoite)
- tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessa verkkoapteekista
tieto asiakastilille sisään kirjautuneena annetuista tuotearvosteluista
tuotteita koskeva toivelista
tieto siitä, milloin asiakastili on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätili lukittu
verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
tilatut uutiskirjeet
kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet
chat -palvelua käyttäneiden asiakkaiden:
- keskustelujen sisältö
- keskustelun vastaanottaneen asiakaspalvelijan nimi, päivämäärä ja kellonaika
- käyttäjäryhmäntunniste

5. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta apteekki voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamisesta ja täyttämisestä.

Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei. Lääkelaki ja Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä. Esimerkiksi kalenterivuosittain säilytettävää luetteloa lääkemääräyksistä (reseptipäiväkirja) säilytetään viiden (5) vuoden ajan. Tietoa Suomi.fi -palvelun kautta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään viisi (5) vuotta. Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa.

Apteekki säilyttää rekisteröitymättömän asiakkaan asiakas- ja ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta. Rekisteröityneen asiakkaan(asiakkaalla on käyttäjätunnukset Verkkoapteekkiin) asiakastiedot sälytetään asiakassuhteen ajan (ostohistoria 4 vuoden ajan ja kaikki tiedot poistetaan jos ostotahtumia ei ole tullut viimeiseen 4 vuoteen).

Mikäli asiakas käyttää verkkoapteekin Giosg chat -palvelua, chat -tallenteita säilytetään 3 kuukautta (ei lääkeneuvontaa) / 24 kuukautta (lääkeneuvonta) lääkeneuvonnan dokumentointivaatimusten ja asiakasrekisterin selosteen mukaisesti. Tämän jälkeen tallenteet poistetaan automaattisesti.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida järjestelmistä, ellei tietojen käsittely perustu lakiin, jossa määritellään tarkemmin tietojen säilyttämisestä.

6. Kuka käsittelee henkilötietoja

Apteekissa asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Työntekijät näkevät asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Apteekin henkilökunta on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietojen käyttöä valvotaan.

Verkkokaupparatkaisun toimittajana toimii Vilkas Group Oy, joka toimii myös verkkokaupan henkilörekisterin käsittelijänä. Maksupalveluita tuottaa Klarna sekä Paytrail, jotka toimivat myös rekisterinpitäjinä. Muita henkilötieotojen käsittelijöitä ovat logitiikkapalveluita tarjoavat Posti ja Postnord sekä Suomi.fi tunnistuspalveluita tuottaa Digi- ja väestövirasto, nämä toimivat myös omalta osaltaan rekisterinpitäjänä.

Verkkoapteekilla on käytössä uutiskirjepalvelu, joissa käsitellään asiakkaiden tietoja vain heidän antaman erillisen suostumuksen perusteella. Järjestelmän toimittaja toimii tiedon käsittelijänä.

Mikäli asiakas käyttää verkkoapteekin chat -palvelua, sen rekisterinpitäjänä toimii apteekki ja henkilötietojen käsittelijänä toimii apteekin toimeksiannosta palvelun tuottaja.

Verkkoapteekin tietoja käsittelevät kumppanit toimivat EU:n alueella.

7.Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen pääasiallinen lähde on asiakas itse.

Tämän lisäksi apteekki saa reseptilääkkeen oston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneilta, esimerkiksi Kelalta (suorakorvaustietojen kyselypalvelusta lääkekorvaus- ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot sekä Reseptikeskuksesta sähköisten lääkemääräysten tiedot) ja Digi- ja väestövirastolta Suomi.fi -tunnistustietoja (vahvan sähköisen tunnistautumisen tiedot, sekä puolesta asioinnin yhteydessä valtuutuskysely).

Lääkelakiin perustuen pääasiallisesti keskushermostoon vaikuttavien reseptilääkkeiden ostajilta tarkistetaan mahdollisen apteekkisopimuksen voimassaolo Suomen Apteekkariliiton ylläpitämästä apteekkisopimusjärjestelmästä.

Maksupalvelujen tarjoaja kertoo verkkokaupalle maksutapahtuman onnistumisesta tai epäonnistumisesta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille, joiden kanssa tietosuojan toteutuminen on varmistettu mm. kirjallisin sopimuksin:

Luovutettava tieto

Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaalle reseptillä toimitettavien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Osapuolet

Apteekin asiakasrekisteri
Apteekin lääkemääräysrekisteri (reseptipäiväkirja)
Kelan ylläpitämä Reseptikeskus
Kela (lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten)
Kela (jos maksaja) Sosiaalitoimi (jos maksaja)
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan vakuutusyhtiön maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot - Maksava vakuutusyhtiö
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan työpaikkakassan maksamien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot - Maksava työpaikakkassa
Verkkoapteekin oston toimituksen yhteydessä nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite - Logistiikkakumppani
Verkkoapteekin maksutapahtuman yhteydessä maksutiedot, laskutustiedot - Maksunvälittäjä
Asiakastietojen markkinointiautomatisointi, hallinta ja analytiikka - Sähköposti-, puhelinmarkkinointikumppani
Vilkas Group Oy
- Verkkokauppa-alustan toimittajan Vilkas Group Oy:n henkilökunnalle voidaan myöntää apteekin henkilökunnan toimesta pääsy verkkokaupan tietoihin huoltotarkoituksissa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ostetuista lääkkeistä tai niiden selailusta verkkosivuilla ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Apteekki käsittelee myös muita henkilötietoja EU:n ja ETA -alueen sisällä. Apteekki varmistaa tietosuojan toteutumisen sopimuskumppaneiden kanssa tietosuoja- asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla. Osa sopimuskumppaneista voi käsitellä tietoja myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella esim. Yhdysvalloissa tai Englannissa, jolloin tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinona ovat EU-komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot hävitetään apteekin tietoturvaohjeen /toimintaohjeen mukaisesti.

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu teknisin, tietoteknisin ja hallinnollisin suojakeinoin. Tällaisia keinoja ovat mm. kulunvalvonta, turvallisuusjärjestelmät, suojattu yhteys, palomuuriratkaisut ja riskienarviointi ja -hallinta. Lisäksi asiakasrekisterin tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisella salasanalla ja käyttäjätunnuksella, joiden myöntämistä seurataan. Myös chat -verkkopalvelu on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joiden myöntämistä seurataan. Kaikki keskustelu välitetään salattua liikennettä pitkin ja keskustelut tallennetaan salattuina. Salauksen voi avata ainoastaan salausavaimella, joka on verkkopalvelun ylläpitäjän hallinnassa.

Sopimuskumppanit ovat huolellisesti valittuja ja heidän kanssaan on tehty henkilötietojen käsittelyn sopimus (DPA).

11. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus:

saada pääsy omiin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös omista henkilötiedoista
pyytää itseä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
peruuttaa annettu suostumus osittain tai kokonaan
tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Huomattavaa, että tämä ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyyn ja sen lainmukaisuuteen.

Asiakkaan oikeuksia koskevan pyynnön voi tehdä ottamalla yhteyttä kohdissa 1 ja 2 mainittuihin henkilöihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelu voi todentaa pyynnön esittäneen henkilöllisyyden. Mikäli pyyntöä ei joltain osin pystytä toteuttamaan, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus, ilmoitetaan tästä pyynnön esittäneelle.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.

12. Evästeet

Eväste(engl. coockie) on pienimuotoista dataa, jonka verkkopalvelin tallentaa kävijän laitteelle. Tämä pieni data lähetetään takaisin palvelimelle. Eväste voidaan tallentaa käyttäjän laitteelle pysyvästi tai se voidaan poistaa palvelun käytön jälkeen.

Kävijä voi valita käytettävät evästeet tai suostumukset sivuille avautuvasta evästykyselystä. Tehdyt valinnat voi milloin tahansa muuttaa sivun vasemmassa alakulmassa olevasta vihreästä napista.

Evästeitä käytetään esimerkiksi, kun halutaan säilyttää käyttäjän tietoja tämän siirtyessä verkkosivulta toiseen. Palvelumme toiminnan kannalta on olemassa välttämättömiä evästeitä ja niitä ei voida poistaa käytöstä, sillä se saattaisi johtaa häiriöön palveluissa. Tällaisia ovat esimerkiksi: kirjautuminen, turvallisuus ja ostoskoritoiminto ja istunnon hallinta.

Evästeiden avulla voidaan kerätä mm. seuraavia tietoja:

käyttäjän IP-osoite
kellonaika
käytetyt sivut
selaintyyppi
mistä verkko-osoitteesta, palvelimelta tai verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle
Käyttäjän suostumuksesta Verkkoapteekki.fi / Järvenpään Lähiapteekki käyttää lisäksi evästeitä käyttökokemuksen parantamiseen ja mainonnan kohdentamiseen.

Verkkoapteekin käyttämä verkkokauppajärjestelmä asettaa toiminnan kannalta oleellisia pakollisia evästeitä. Kävijän tekemän valinnan mukaan voidaan asettaa esim. analytiikkapalveluun, markkinointiin (upotetut Youtube videot) liittyviä evästeitä.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja kehittämisen sekä lainsäädännön muutosten johdosta pidätetään oikeus muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

Verkkoapteekki.fi nettiapteekki

Seuraa meitä somessa

TUOTTEET JA KAMPANJAT

PALVELUT JA SISÄLLÖT

INFO

YHTEYSTIEDOT

MAKSUTAVAT

SERTIFIKAATIT

TOIMITUSTAVAT